Politique de confidentialité de Éconofitness à destination des employés, candidats et administrateurs

Nous accordons une attention particulière à la protection de la vie privée et à la protection de vos renseignements personnels. C’est pourquoi nous, société légalement,  faisant affaire sous le nom de « Éconofitness », dont le siège social est situé au 1040 bd Michèle-Bohec, bureau 300, ville de Blainville, J7C 5E2, dans la province Québec, au Canada (ci-après nommé « Éconofitness » ou « nous »), nous préoccupons sérieusement de la vie privée des candidats à l’emploi, employés et administrateurs de Éconofitness (ci-après « Candidat », « Employé », « Administrateur » ou lorsque cela s’applique à tous « vous ») et la protection de vos renseignements personnels.

La présente politique de protection des renseignements personnels des employés et des candidats à un emploi ou à un autre poste chez Éconofitness, ainsi qu’aux administrateurs ou membres d’un comité qui en découle (ci-après la « Politique »), décrit :

1. Les renseignements que nous pouvons recueillir et auprès de qui;
2. Comment nous partageons vos renseignements et avec qui;
3. Quels sont vos droits concernant vos renseignements et comment les exercer;
4. Quelles sont nos mesures de sécurité pour vos renseignements;
5. Quels sont les autres termes et conditions qui accompagnent cette Politique;
6. Comment nous pouvons apporter des modifications à la présente Politique;
7. Comment nous contacter si vous avez une question, un commentaire ou une requête à formuler;

Éconofitness s’engage à ne pas recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels autrement qu’en conformité avec la présente Politique et les lois applicables au Canada et au Québec.

Veuillez lire attentivement la présente Politique pour comprendre nos politiques et pratiques liées à vos renseignements personnels. En acceptant votre emploi et en travaillant chez Éconofitness vous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques décrites dans cette Politique.

Portée de la Politique

Cette Politique s'applique aux informations que nous collectons, communiquons, entreposons et traitons de quelque autre manière que ce soit à votre sujet :

• Sur notre site web https://econofitness.ca, notre portail client, nos pages de médias sociaux, nos comptes, nos réseaux, nos archives électroniques, ou toutes les applications conçus et exploités par Éconofitness (ci-après la "Plateforme") ;
• Dans nos salles de gym et nos bureaux (ci-après les « Locaux ») ;
• Dans les courriels, textes, formulaires et autres messages électroniques entre vous et Éconofitness;
• Par le biais d'appels vidéo, d'appels téléphoniques, ou de discussions écrites ou verbales avec le personnel de Éconofitness, notamment à travers des outils de prise de note automatisés ;
• Par le biais d’applications mobiles et de bureau que vous téléchargez à partir de la Plateforme, qui fournissent une interaction dédiée non basée sur un navigateur entre vous et notre Plateforme ;
• Lorsque vous interagissez avec nos formulaires, notamment nos offres d’emplois, nos publicités et nos applications sur des sites web et des services tiers ;
• Lorsque vous participez à des évènements, tirages au sort ou enquêtes organisés par ou pour le compte de Éconofitness.

La Plateforme peut inclure des liens vers des sites web, plug-ins, services, réseaux sociaux ou applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site web tiers ou activez un plugin tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous n’avons aucune responsabilité relativement à leurs pratiques et les politiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous ne contrôlons pas ces tiers et nous vous encourageons à lire attentivement la politique de confidentialité de chacun des tiers que vous visitez.

Sachez que vous pouvez obtenir plus d’informations à propos de nos pratiques et retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable, en contactant notre Responsable de la protection des renseignements personnels, à vieprivee@econofitness.ca. Cependant, sans votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, il est possible que Éconofitness ne soit plus en mesure de travailler avec vous.

Éconofitness interdit à quiconque de fournir des renseignements personnels sur autrui, à moins de détenir l’autorisation écrite nécessaire pour le faire, comprenant tous les consentements nécessaires de la part de ces tiers afin qu’Éconofitness puisse les traiter conformément à la Politique.

Éconofitness collecte renseignements personnels ci-dessous vous concernant. Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés de toute modification de vos renseignements personnels. À cet effet, la loi vous donne le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de les corriger.

La Plateforme en ligne utilise également des témoins de connexion qui peuvent collecter les renseignements personnels suivants : préférence de langues, configuration de l’appareil, configuration du navigateur, comportement de navigation, nom de l’appareil et localisation géographique. 

Personnes auprès de qui ces renseignements personnels sont collectés :

Les renseignements personnels peuvent être collectés :

• Directement auprès de vous par le biais de formulaires et communications, à savoir :
• Formulaires de candidature, d'emploi, d’absence/maladie, d’évaluation, d’assurance collective, de vérification des antécédents, bracelet d’accès, d’avis disciplinaire, d’évaluation de la période de probation, d’évaluation de rendement et de la performance, d’information pour prêt de véhicules, de remboursement de frais;
• Feuilles d'assiduité et de temps, lors remplies par l’Employé;
• Avis disciplinaire ou de congédiement écrit;
• Communications par courriels;
• Téléphone (appel);
• Téléphone (message texte);
• Lettres;
• Entretiens avec le personnel de Éconofitness.
• Par le biais de témoins de connexions (cookies).
• Par le biais d’outils de prise de note automatisés lors de rencontres.
• Par le biais d’images de vidéosurveillance.
• Par le biais de notes prises par d’employés ou administrateurs de Éconofitness.

La base juridique de Éconofitness pour le traitement de vos renseignements personnels peut être l’une ou plusieurs des suivantes :

• Votre consentement ;
• Lorsque cela est nécessaire pour que Éconofitness puisse remplir ses obligations légales;
• Lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat entre vous et Éconofitness ou avant de le conclure à votre demande;
• Lorsque cela est nécessaire pour sauvegarder vos intérêts vitaux ou ceux d’un tiers; ou
• Lorsque cela est basé sur un intérêt légitime, tel que :
  • Pour assurer la sécurité de la Plateforme, de son réseau et des données;
  • Pour prévenir la fraude;
  • Pour des opérations de gestion du personnel; ou
  • À des fins de gestion administrative interne.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres organisations comme nos partenaires ou fournisseurs de services et pour l'application de la loi ou de demandes légales. Dans ce cas, nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels communiqués par le biais de contrats et d’engagements écrits, leur demandant notamment d’adopter de bonnes pratiques et des mesures de sécurité afin de protéger vos renseignements. 

Les catégories de tiers à qui vos renseignements peuvent être transférés sont les suivantes : 

Vous comprenez que Éconofitness peut en tout temps partager vos renseignements personnels lors d’une cession partielle ou totale de son activité à un tiers. Dans un tel cas, les renseignements cédés en tant qu’actifs de Éconofitness seront soumis aux mêmes garanties que celles de la présente Politique. 
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés et conservés en dehors du Québec, notamment aux États-Unis ou en Europe, où se trouvent les serveurs de certains de nos prestataires.
Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient communiqués à des tiers ou des partenaires, il est possible de s’y opposer à tout moment en contactant notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Vos principaux droits en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels sont les suivants :

• Le droit d'accès;
• Le droit de rectification;
• Le droit à la désindexation;
• Le droit de restreindre le traitement;
• Le droit de s'opposer au traitement;
• Le droit à la portabilité des renseignements personnels;
• Le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle; et
• Le droit de retirer votre consentement.

Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos renseignements personnels et, le cas échéant, l'accès à ces renseignements, ainsi qu'à certaines informations supplémentaires. Ces informations supplémentaires comprennent des détails sur les finalités du traitement, les catégories de renseignements personnels concernés et les destinataires des renseignements personnels. Pour autant que les droits et libertés d'autrui ne soient pas affectés, nous vous fournirons une copie de vos renseignements personnels. La première copie sera fournie gratuitement, mais les copies supplémentaires pourront faire l'objet d'une redevance raisonnable.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir l'effacement de vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Ces circonstances sont les suivantes : les renseignements personnels ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou sont traités d'une autre manière; vous retirez votre consentement à un traitement fondé sur le consentement; vous vous opposez au traitement en vertu de certaines règles applicables en matière de protection des renseignements personnels; le traitement est effectué à des fins de marketing direct; ou les renseignements personnels ont été traités de manière illégale. Il existe toutefois des exclusions au droit à l'effacement. Les exclusions générales comprennent les cas suivants où le traitement est nécessaire :

• À l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information;
• Pour se conformer à une obligation légale; ou
• Pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de toute modification liée à vos renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Si vous souhaitez revoir, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels, vous pouvez également nous envoyer un courriel à l'adresse vieprivee@econofitness.ca. Nous pouvons ne pas accéder à une demande de modification d'informations si nous pensons que cette modification enfreindrait une loi ou une obligation légale, ou qu'elle rendrait les informations incorrectes. Nous pouvons vous facturer des frais d'accès à vos renseignements personnels, mais nous vous informerons à l'avance de ces frais.

Par ailleurs, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Voici quelques exemples de ces exceptions :

• Les informations protégées par le secret professionnel;
• Les informations qui font partie d'un processus formel de résolution des litiges;
• Les informations concernant une autre personne et qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles;
• Les informations dont le coût de fourniture est prohibitif.

Si vous êtes préoccupé par nos traitements ou si vous souhaitez corriger les informations que vous nous avez fournies, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante : vieprivee@econofitness.ca.

Droit de retirer votre consentement. Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l'utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à l'adresse vieprivee@econofitness.ca. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir un produit ou un service particulier. Nous vous expliquerons l'impact de ce retrait pour vous aider à prendre votre décision.

Requêtes relatives à vos renseignements personnels. Nous pouvons vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et vos droits en vertu des lois applicables, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou apporter les modifications que vous avez demandées. Une fois que vous avez fait valoir vos droits en matière de renseignements personnels, nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours, conformément à la loi. Si le délai est supérieur à 30 jours, vous en serez informé.

Les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels peuvent nous permettre ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous pouvons aussi avoir détruit, effacé ou rendu anonymes vos renseignements personnels conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des renseignements personnels. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous en communiquerons les raisons, sous réserve des restrictions légales ou réglementaires.

Sécurité

Les renseignements personnels que Éconofitness collecte sont conservés dans un environnement sécurisé. Éconofitness a adopté des mesures appropriées afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels et de les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés, en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles ils sont employés. De plus, Éconofitness exige que chaque employé, mandataire ou représentant de Éconofitness respecte la présente Politique.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. 
Éconofitness tient un registre des incidents de confidentialité à jour et prendra contact avec vous si vos renseignements personnels font l’objet d’un tel incident et présentant un risque de préjudice sérieux.

Conservation

Vos renseignements personnels ne seront pas conservés au-delà des raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Éconofitness respecte la période de conservation établie par la présente Politique, laquelle est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Prise de décision automatisée

Éconofitness ne traite aucune donnée à caractère personnel de manière automatisée et nous n'utilisons pas vos renseignements personnels à des fins de prise de décision automatisée. 

Vidéosurveillance

Nous traitons les informations provenant de la vidéosurveillance des Locaux. Toutefois, aucune caméra n'empiète sur les zones sensibles tels les vestiaires, les toilettes ou les douches.

Veuillez noter que tous nos Locaux sont surveillés 24 heures sur 24 par des caméras de surveillance. Éconofitness se réserve le droit de visionner les images si nécessaire. 

En entrant dans nos Locaux vous consentez à ce que votre image soit enregistrée et visionnée et renoncez à faire toute réclamation à ce sujet. Les images de vidéosurveillance enregistrées seront stockées en toute sécurité et conservées conformément aux lois en vigueur.

L'utilisation des systèmes de vidéosurveillance et la collecte et le traitement des images de vidéosurveillance ont pour but de prévenir ou de détecter la criminalité ou les troubles, d'appréhender et de poursuivre les délinquants (y compris l'utilisation des images comme preuves dans les procédures pénales), d'assurer la santé et la sécurité du public et des employés, de protéger la santé publique, de protéger nos équipements et nos actifs et d'assurer le respect de nos politiques et procédures.

Le traitement de la vidéosurveillance par Éconofitness est nécessaire dans l'intérêt légitime de la surveillance des salles de sport dans le cadre de la mise en œuvre de nos politiques et pour permettre qu’une action en justice soit exercée ou défendue.

Avant d'installer une caméra, Éconofitness s'assurera que l'utilisation de la caméra est justifiée, nécessaire et proportionnée. 

Les enregistrements sont examinés dans le cadre d’enjeux liés à la santé et à la sécurité, de contrôles aléatoires, de soupçons spécifiques ou d'autres irrégularités.

Toutes les images sont enregistrées numériquement et stockées en toute sécurité sur les disques durs du système. Les images sont conservées pendant une courte durée, à moins qu'un stockage plus long ne soit autorisé par la législation. 

L'accès aux images de vidéosurveillance enregistrées et leur divulgation sont limités et soigneusement contrôlés. L'accès aux images de vidéosurveillance et leur divulgation ne sont autorisés que s'ils servent les objectifs pour lesquels ces images ont été collectées ou en vertu d’une loi.

Loi applicable

La présente Politique est régie par les lois québécoises et canadiennes applicables. Ces lois s’appliquent sans donner effet à quelque principe que ce soit relatif au conflit de lois.

Divisibilité

Chaque disposition de la présente Politique forme un tout distinct de sorte que toute décision d’un tribunal à l’effet que l’une des dispositions de la présente Politique est nulle ou non exécutoire n’affecte aucunement la validité des autres dispositions de la présente Politique ou encore leur caractère exécutoire. 
 

Nous mettons occasionnellement à jour cette Politique. L’utilisation continue de la Plateforme constitue votre accord quant à cette Politique de confidentialité ainsi qu’à ses mises à jour. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous en informerons par courrier électronique à l'adresse indiquée dans votre compte ou par un avis sur la page d'accueil de la Plateforme. 

Vous pouvez exercer les droits prévus par la présente Politique ou nous adresser toute autre question ou plainte concernant les pratiques de Éconofitness en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels en nous contactant à l’adresse suivante :

Par courrier à:

Responsable de la protection des renseignements personnels

1040 bd Michèle-Bohec, bureau 300
Ville de Blainville, J7C 5E2
Par courriel: vieprivee@econofitness.ca

Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à la présente Politique et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Pour discuter de notre conformité à la présente Politique, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée en utilisant les informations de contact indiquées ci-dessus.